ĐĂNG KÝ DỰ THI VÀ TỔ CHỨC HỘI ĐỒNG THI

(Kèm theo Công văn số 1388/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 25/3/2015

của Bộ Giáo dục và Đào tạo)

I. Đăng ký dự thi

1. Các sở GDĐT quyết định các đơn vị tiếp nhận đăng ký dự thi (gọi tắt là đơn vị ĐKDT) đảm bảo thuận tiện cho thí sinh; mỗi đơn vị ĐKDT được sở GDĐT gán 01 mã số, mã số 000 là mã sở GDĐT, từ 001, 002…là mã các trường THPT, trung tâm GDTX hoặc các cơ sở giáo dục tương đương khác (gọi chung là trường phổ thông). Bộ GDĐT bố trí 02 đơn vị ĐKDT: Phía Nam tại Cơ quan đại diện Bộ GDĐT tại Thành phố Hồ Chí Minh (có mã 098), Phía Bắc tại Cục KTKĐCLGD (có mã 099). Các đơn vị ĐKDT có mã 000, 098, 099 thu hồ sơ của thí sinh tự do ĐKDT chỉ để tuyển sinh ĐH, CĐ. Các đơn vị ĐKDT là các trường phổ thông thu hồ sơ ĐKDT của thí sinh thuộc đơn vị mình và thu hồ sơ ĐKDT của thí sinh tự do hoặc vãng lai khi được sở GDĐT giao nhiệm vụ.

Sở GDĐT tạo tài khoản và mật khẩu cho các đơn vị ĐKDT để đăng nhập vào phần mềm QLT.

2. Các sở GDĐT chỉ đạo các trường phổ thông tổ chức cho các đối tượng thí sinh ĐKDT theo quy định tại Điều 12 của Quy chế thi. Lưu ý một số điểm sau:

- Các trường phổ thông chịu trách nhiệm hướng dẫn thí sinh điền vào Phiếu đăng ký dự thi đầy đủ và đúng các thông tin, đặc biệt là các thông tin về chế độ ưu tiên trong tuyển sinh ĐH, CĐ; rà soát hồ sơ đăng ký xét công nhận tốt nghiệp THPT để đảm bảo độ chính xác của các thông tin thí sinh điền vào Phiếu đăng ký xét công nhận tốt nghiệp THPT, đặc biệt là chế độ ưu tiên để được cộng điểm khuyến khích và điểm ưu tiên; có những biện pháp tích cực giúp thí sinh có đủ các loại giấy chứng nhận để được hưởng cộng điểm khuyến khích và điểm ưu tiên (nếu có); xem xét và quyết định điều kiện dự thi của thí sinh. Lưu ý: tuyệt đối không tiếp nhận hồ sơ không hợp lệ.

- Các sở GDĐT, các đơn vị ĐKDT chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho việc ĐKDT (ví dụ: nơi đón tiếp thí sinh đến đăng ký, máy ảnh, máy vi tính, Phiếu ĐKDT, Phiếu đăng ký xét công nhận tốt nghiệp THPT, Túi hồ sơ,...).

- Thí sinh ĐKDT tại cụm thi theo đúng quy định của Bộ GDĐT. Các thông tin về mã tỉnh, mã huyện (quận), xã (phường), mã trường phổ thông, khu vực, đối tượng ưu tiên do Bộ GDĐT quy định. Thí sinh dự thi với mục đích chỉ để xét công nhận tốt nghiệp THPT hoặc chỉ để xét tuyển sinh ĐH, CĐ hoặc cả 2 mục đích được ĐKDT tại cụm thi do trường ĐH chủ trì. Cụm thi do sở GDĐT chủ trì tổ chức thi cho các thí sinh dự thi chỉ để xét công nhận tốt nghiệp THPT.

- Với môn Ngoại ngữ, thí sinh được tự chọn để ĐKDT một trong các thứ tiếng: Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng Pháp, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Đức hoặc Tiếng Nhật. Thí sinh được đăng ký thi môn Ngoại ngữ khác với môn Ngoại ngữ đang học tại trường phổ thông.

- Những chứng chỉ được miễn thi môn Ngoại ngữ trong xét công nhận tốt nghiệp THPT được quy định tại Công văn số 6031/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 23 tháng 10 năm 2014 về việc điều chỉnh, bổ sung miễn thi môn Ngoại ngữ trong xét công nhận tốt nghiệp THPT năm 2015. Thí sinh được sử dụng chứng chỉ môn Ngoại ngữ khác với môn Ngoại ngữ đang học tại trường phổ thông để được miễn thi môn Ngoại ngữ trong xét công nhận tốt nghiệp THPT năm 2015.

- Xác định điểm bảo lưu của thí sinh ĐKDT như sau:

+ Đối với thí sinh ĐKDT tại trường phổ thông nơi dự kỳ thi tốt nghiệp THPT năm 2014: trường phổ thông căn cứ kết quả các môn đã dự thi năm 2014 (nếu có) để xác định điểm bảo lưu cho thí sinh;

+ Đối với thí sinh tự do đến từ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là tỉnh) khác: Điểm bảo lưu do cơ quan chủ quản của trường phổ thông nơi thí sinh dự kỳ thi tốt nghiệp THPT năm 2014 xác nhận.

- Thí sinh tự do dự thi để xét công nhận tốt nghiệp THPT được chọn địa điểm nộp hồ sơ ĐKDT tại một trong các đơn vị ĐKDT do các sở GDĐT quy định nhưng phải dự thi tại cụm thi cùng với thí sinh đang học tại trường phổ thông là đơn vị ĐKDT đó.

- Thí sinh tự do dự thi chỉ để xét tuyển ĐH, CĐ được lựa chọn thi tại cụm thi do trường ĐH chủ trì và nộp hồ sơ ĐKDT tại địa điểm phù hợp với điều kiện của thí sinh.

- Thí sinh tự do bị mất bản chính học bạ THPT nhưng có nguyện vọng được dự thi năm 2015 phải có xác nhận lại bản sao học bạ được cấp, trên cơ sở đối chiếu với hồ sơ lưu của trường phổ thông nơi học lớp 12 hoặc căn cứ vào hồ sơ dự thi của các kỳ thi trước.

- Bản chứng thực của các hồ sơ liên quan là bản photocopy được cơ quan công chứng xác nhận. UBND cấp xã xác nhận về cư trú và có đủ tư cách, phẩm chất đạo đức và nghiêm chỉnh chấp hành chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy định của địa phương của thí sinh; cơ quan chuyên môn cấp huyện xác nhận các điều kiện được hưởng tiêu chuẩn ưu tiên khác theo quy định tại Điều 36 của Quy chế thi.

- Ảnh của thí sinh là ảnh màu kiểu Giấy chứng minh nhân dân và được chụp trước thời gian nộp hồ sơ không quá 06 tháng.

- Khi nhập Phiếu ĐKDT, phải nhập cả ảnh của thí sinh (có thể quét ảnh thí sinh đã nộp, nhập từ file ảnh hoặc chụp ảnh trực tiếp). Ảnh của thí sinh đưa vào hệ thống có độ phân giải là 400x600 pixel và phải được gắn đúng với thí sinh.

3. Thời hạn ĐKDT:

- Từ ngày 01/4/2015 đến ngày 30/4/2015, các đơn vị ĐKDT thực hiện: thu Hồ sơ ĐKDT gồm 02 Phiếu ĐKDT, bản photocopy 2 mặt Giấy chứng minh nhân dân trên 1 mặt giấy A4, 02 ảnh 4x6 và một phong bì thư ghi rõ họ tên địa chỉ nhận của thí sinh để trong Túi đựng hồ sơ theo mẫu của Bộ GDĐT; nhập dữ liệu của thí sinh vào phần mềm QLT. Sau khi đã nhập xong dữ liệu, cán bộ máy tính in Danh sách ĐKDT theo mẫu quy định trong phần mềm QLT, giao cho giáo viên chủ nhiệm hoặc cán bộ được phân công để tổ chức cho học sinh rà soát, ký xác nhận.

Sau ngày 30/4/2015, thí sinh không được thay đổi cụm thi và các thông tin về môn thi đã đăng ký.

- Từ ngày 01/4/2015 đến ngày 30/5/2015, các đơn vị ĐKDT thu Phiếu đăng ký xét công nhận tốt nghiệp THPT và hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp THPT kèm theo; nhập dữ liệu của thí sinh vào phần mềm QLT. Sau khi nhập xong dữ liệu, cán bộ máy tính in Danh sách thí sinh đăng ký xét công nhận tốt nghiệp THPT theo mẫu quy định trong phần mềm QLT, giao cho giáo viên chủ nhiệm hoặc cán bộ được phân công để tổ chức cho học sinh rà soát, ký xác nhận. Thí sinh tự do có thể nộp hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp THPT cùng hồ sơ ĐKDT.

- Đơn vị ĐKDT kiểm tra hồ sơ ĐKDT và các hồ sơ có liên quan đến kỳ thi, xem xét điều kiện dự thi của từng thí sinh, xác nhận tư cách thí sinh, quyết định không cho thí sinh dự thi nếu không đủ điều kiện và hồ sơ hợp lệ; đồng thời, thông báo trực tiếp cho thí sinh. Sau đó, in Danh sách thí sinh ĐKDT theo thứ tự a, b, c,… của tên thí sinh, theo lớp thí sinh đang học, theo thí sinh tự do.

- Đơn vị ĐKDT lưu lại tại đơn vị bản photocopy Phiếu ĐKDT số 1.

- Chậm nhất ngày 07/5/2015, các đơn vị ĐKDT hoàn chỉnh các công việc trên, bàn giao cho sở GDĐT: Danh sách ĐKDT, Túi hồ sơ ĐKDT gồm Phiếu ĐKDT, bản photocopy Giấy chứng minh nhân dân, phong bì ghi địa chỉ và ảnh của thí sinh (Phiếu ĐKDT số 1 sẽ được sở GDĐT lưu giữ).

- Chậm nhất ngày 20/5/2015, các sở GDĐT hoàn tất cập nhật những sửa đổi, bổ sung dữ liệu đăng ký dự thi (nếu có) của thí sinh vào phần mềm QLT và bàn giao Túi hồ sơ ĐKDT có chứa phong bì ghi địa chỉ, bản photocopy Giấy chứng minh nhân dân và ảnh của thí sinh cho các cụm thi.

- Đơn vị ĐKDT chịu trách nhiệm bảo quản Phiếu ĐKDT (bản photocopy), Phiếu đăng ký xét công nhận tốt nghiệp THPT và hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp THPT kèm theo, Danh sách thí sinh ĐKDT để xuất trình kịp thời phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, công tác xét công nhận tốt nghiệp THPT và yêu cầu sửa chữa (nếu có).

- Khi đi làm thủ tục dự thi, thí sinh phải có Giấy chứng minh nhân dân. Các sở GDĐT, các trường phổ thông hướng dẫn để học sinh có Giấy chứng minh nhân dân trước khi nộp Phiếu ĐKDT. Trong trường hợp không có Giấy chứng minh nhân dân thì phần mềm QLT sẽ gán cho thí sinh một mã số gồm 12 ký tự để quản lý.

- Sau khi nộp Phiếu ĐKDT, thí sinh sẽ được đơn vị ĐKDT cấp một tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm QLT qua internet tại địa chỉ http://thisinh.thithptquocgia.edu.vn. Tài khoản này được thí sinh dùng để đăng nhập vào phần mềm QLT từ khi ĐKDT đến khi xem kết quả thi, xét công nhận tốt nghiệp THPT, xét tuyển sinh ĐH, CĐ. Để bảo mật thông tin, khi nhận được tài khoản và mật khẩu thí sinh nên thay đổi ngay mật khẩu. Thí sinh cần giữ kín tài khoản và mật khẩu của mình.

Trong trường hợp thí sinh quên tài khoản và mật khẩu thì có thể xin cấp lại bằng cách liên hệ với đơn vị ĐKDT, hoặc sử dụng chức năng gửi mật khẩu về email (địa chỉ email đã ghi trong Phiếu ĐKDT) trên hệ thống.

Tùy từng thời điểm, khi đăng nhập vào phần mềm QLT, thí sinh có thể biết được các thông tin như: Thông tin ĐKDT (phản hồi các sai sót nếu có trước ngày 05/5/2015); thông tin xét công nhận tốt nghiệp THPT (phản hồi các sai sót nếu có trước ngày 05/6/2015); Giấy báo dự thi; Địa điểm thi; Kết quả xét công nhận tốt nghiệp THPT; Kết quả xét tuyển sinh ĐH, CĐ.

4. Phí dự thi kỳ thi THPT quốc gia được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch của Bộ Tài chính - Bộ GDĐT quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí dự thi, dự tuyển.

5. Các sở GDĐT có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các đơn vị ĐKDT thuộc phạm vi quản lý thực hiện tốt các công việc như: hướng dẫn thí sinh ĐKDT, thu hồ sơ ĐKDT, hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp THPT, cập nhật dữ liệu vào phần mềm QLT.

Chậm nhất ngày 10/6/2015, các sở GDĐThoàn thành việc kiểm tra, cập nhật những sửa đổi, bổ sung dữ liệu (nếu có) đăng ký xét công nhận tốt nghiệp THPT của thí sinh vào phần mềm QLT và báo cáo Bộ GDĐT theo mẫu quy định trong phần mềm QLT.

II. Tổ chức Hội đồng thi

1. Thành lập Hội đồng thi

- Hiệu trưởng trường ĐH được Bộ GDĐT giao nhiệm vụ chủ trì cụm thi thành lập Hội đồng thi theo quy định của Quy chế thi. Căn cứ số lượng thí sinh ĐKDT tại cụm và điều kiện thực tế, Hiệu trưởng trường ĐH quyết định số Điểm thi và số lượng thành viên Hội đồng thi. Các sở GDĐT phối hợp với trường ĐH chủ trì cụm thi thực hiện các quy định tại Điều 51 của Quy chế thi.

- Các sở GDĐT căn cứ số lượng thí sinh ĐKDT chỉ để xét công nhận tốt nghiệp THPT, báo cáo UBND tỉnh để tổ chức tại mỗi tỉnh 01 Hội đồng thi theo quy định của Quy chế thi. Số lượng Điểm thi trong Hội đồng thi do sở GDĐT căn cứ điều kiện thực tế để thành lập, đảm bảo thuận lợi nhất cho việc dự thi của thí sinh và đảm bảo an toàn, tiết kiệm; có thể cho thí sinh thi tại trường hoặc liên trường phổ thông của tỉnh. Sở GDĐT chủ trì Hội đồng thi phối hợp với trường ĐH; trong đó, các trường ĐH đóng vai trò giám sát. Số lượng cán bộ ĐH làm giám sát do sở GDĐT đề xuất để Bộ GDĐT quyết định.

- Căn cứ điều kiện địa lí và số lượng thí sinh ĐKDT, Cục Nhà trường có thể phối hợp với các sở GDĐT để tổ chức thi cho thí sinh, hoặc đề xuất Bộ GDĐT cho phép thành lập Hội đồng thi.

- Các trường ĐH được giao nhiệm vụ phối hợp với trường ĐH chủ trì để tổ chức cụm thi và với các sở GDĐT để tổ chức cụm thi tại tỉnh chịu trách nhiệm cùng với đơn vị chủ trì cụm thi tổ chức thi an toàn, nghiêm túc, đúng Quy chế thi:

+ Trường ĐH phối hợp tổ chức cụm thi cử lãnh đạo trường làm Phó Chủ tịch Hội đồng thi; cử cán bộ có kinh nghiệm tổ chức thi của trường tham gia vào các khâu của kỳ thi, đặc biệt là coi thi và chấm thi;

+ Tùy theo tình hình cụ thể, trường ĐH phối hợp sẽ thống nhất với đơn vị chủ trì cụm thi cách thức phối hợp và bố trí cán bộ hỗ trợ tổ chức Kỳ thi. Các cán bộ tăng cường từ trường ĐH phối hợp chủ yếu tham gia thực hiện các nhiệm vụ: lãnh đạo điểm thi (nếu cần), thư ký điểm thi, giám sát phòng thi; số lượng cán bộ tăng cường ở mỗi điểm thi không ít hơn 3 người.

2. Mỗi cụm thi (Hội đồng thi)được Bộ GDĐT gán 01 mã số (Phụ lục 8) và cấp một tài khoản, mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm QLT. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, các Hội đồng thi nhập các thông tin theo quy định tại phần mềm QLT. Mỗi Hội đồng thi có thể có nhiều Điểm thi. Mỗi điểm thi được Hội đồng thi gán 01 mã số từ 001 đến hết và được nhập vào phần mềm QLT.

3. Hội đồng thi căn cứ khung thời gian cho các công việc chính dưới đây, xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện, đảm bảo sự hợp lý trong phân công nhiệm vụ và tính chính xác của hệ thống cơ sở dữ liệu:

a) Chậm nhất ngày 20/5/2015: nhận danh sách và Túi hồ sơ ĐKDT của thí sinh do các sở GDĐT bàn giao.

Căn cứ vào số lượng thí sinh ĐKDT tại cụm thi, Thủ trưởng đơn vị chủ trì cụm thi triển khai công tác chuẩn bị tổ chức thi tại cụm. Nếu có vướng mắc, khó khăn cần báo cáo Bộ GDĐT để xử lý kịp thời.

b) Trước ngày 10/6/2015 hoàn thành các công việc sau:

- In danh sách tất cả thí sinh dự thi theo thứ tự a, b, c,... của tên thí sinh để đánh số báo danh theo mẫu quy định trong phần mềm QLT.

- Sắp xếp phòng thi và lập Danh sách thí sinh theo phòng thi theo mẫu quy định trong phần mềm QLT.

- Lập Danh sách các Điểm thi theo mẫu quy định trong phần mềm QLT. Phòng thi được đánh 4 chữ số, liên tục từ 0001 đến hết số phòng thi của Hội đồng thi.

          - In từ phần mềm QLT: Danh sách thí sinh theo Hội đồng thi; Danh sách thí sinh trong phòng thi theo từng môn thi; Danh sách ảnh của thí sinh (in bằng máy in màu); Phiếu thu bài thi.

- Hoàn thành Giấy báo dự thi theo quy định trong phần mềm QLT để các đơn vị ĐKDT in Giấy báo dự thi, ký tên, đóng dấu và trả cho thí sinh xong trước ngày 12/6/2015.

c) Trước ngày 25/6/2015 hoàn thành các công việc sau:

- In Thẻ dự thi, ký tên, đóng dấu (in bằng máy in màu, nếu máy in đen trắng phải dán ảnh thí sinh vào Thẻ dự thi và đóng dấu giáp lai).

- In Danh sách nhận Thẻ dự thi theo mẫu quy định trong phần mềm QLT.

- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho mỗi Hội đồng thi: phòng thi, phòng làm việc của Hội đồng thi, các văn bản, bảng biểu, văn phòng phẩm, máy vi tính kết nối internet, …

d) Chậm nhất ngày 25/6/2015: bàn giao cho các Điểm thi Danh sách thí sinh theo Điểm thi; Danh sách thí sinh trong phòng thi; Danh sách ảnh của thí sinh; Phiếu thu bài thi; Văn phòng Điểm thi, các phòng thi; các văn bản, bảng biểu, văn phòng phẩm,…

đ) Trước ngày 14/7/2015 gửi về Bộ GDĐT đĩa CD kết quả chấm thi trắc nghiệm đợt 1 (cấu trúc của dữ liệu quy định tại Phụ lục 7).

e) Trước ngày 20/7/2015 gửi về Bộ GDĐT đĩa CD kết quả chấm thi trắc nghiệm đợt 2 sau khi chấm chính thức (cấu trúc của dữ liệu quy định tại Phụ lục 7).

g) Trước ngày 05/8/2015 gửi về Bộ GDĐT đĩa CD kết quả chấm thi trắc nghiệm đợt 3 sau khi chấm phúc khảo (cấu trúc của dữ liệu quy định tại Phụ lục 7).

h) Trước ngày 20/7/2015 gửi về Bộ GDĐT đĩa CD chứa toàn bộ dữ liệu điểm bài thi; gửi về sở GDĐT đĩa CD chứa dữ liệu điểm bài thi của các thí sinh đăng ký xét công nhận tốt nghiệp THPT của mỗi sở GDĐT có thí sinh dự thi (dữ liệu được xuất từ phần mềm QLT phải được giữ nguyên cấu trúc).

Cập nhật thông tin báo cáo nhanh tình hình coi thi vào phần mềm QLT ngay sau mỗi buổi thi (Buổi thi sáng trước 11 giờ 30, buổi thi chiều trước 17 giờ 30)./.